المكتبة في عصر الاعلام الرقمي الجزء2

الأرشفة (الحفظ):
تشكل الأرشفة الشغل الشاغل لكل العملين في مجال إعداد أنظمة تسيير المعلومات، لأنها حفظ للتراث المعلوماتي لهيئة أو مؤسسة أو لوطن.
والأرشفة
– حسب (Afnor) هي : "مجموعة من العمليات والأدوات والطرائق المسخرة لحفظ
المعلومات لمدة متوسطة أو طويلة قصد استعادتها عند الحاجة واستغلالها".
والفصل بين المعلومات والوسائط والأنماط يمكن من تحديد ما ينبغي أرشفته وحفظه .
ومثال
ذلك: خلال عشرية من الزمن، يمكن أن تكون الحاجة حفظ "جذاذة" اصلية واحدة
دون أن تغير منها شيئا. بينما إذا كانت المدة أطول، فإن الحفظ يكون للمضمون
المعلوماتي ككل ثم نقوم بعد ذلك بحفظها في وسائط أو أشكال أخرى .
وأفضل أرشفة – في أي نظام للتسيير الالكتروني – هي تلك التي تضمن الأمور الآتية:

الأصــالـة: أي أن الوثيقة المحفوظة يجب أن تكون مطابقة للأصل تمام المطابقة.

الاستمراريــة:
وهي أن يمكن نظام التخزين من الاستغلال على المديين القصير والطويل،
واستنساخ المعطيات في عدة نسخ ومتنوعة وتخزينها في أماكن مختلفة لتفادي
مخاطر فقدانها لأي سبب من الأسباب (خلل كهربائي، حريق، فيضان...).
السرية
والحصانة:أي اعتماد نظام الإقفالVerrouillage للوثائق المحفوظة ولا يطلع
عليه إلا بعض المستعملين . فوائد أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق:
لا
شك أن نظام التسيير الالكتروني للوثائق –إذا ما أعد إعدادا جيدا- يمنح
امتيازات عديدة على مستوى التنظيم وعلى مستوى الافادة ؛ نلخصها في النقاط
الآتية:

النجاعةوالفعالية:أثبتت دراسة حديثة (قامت بها مجموعة
Oopartners)أن أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق تحقق زيادة في نجاعة العمل
بنسبة تتراوح بين 10 و 20 %، وفي الفعالية التجارية زيادة بنسبة 10 % ،
بالاضافة إلى ربح الوقت في أزمة البحث وتوزيع المعلومات التي تعد بالثواني .
التكاليف:
تنخفض انخفاضا محسوسا حسب المصادر نفسه، لأن فضاء التخزين أقل كلفة
بالطريقةة الالكترونية؛ كما أن كلفة التصنيف والترتيب والتنظيم تتيح
للمؤسسة ربح 50% في أغلب الحالات.أما تكاليف البحث، فإنها تنخفض بالنصف، بل
بالثلثين في بعض الأحيان إذا كان البحث يتعلق بالأرشيف وتنخفض تكاليف
التوزيع بنسبة 80 إلى 90 %.

الإدارة الرشيدة: تشكل مركزية المعطيات
قوة لنظام التسيير الالكتروني بفضل تخزين المعلومات على موزع وحيد، وإجراء
العمليات حسب طلبات المنجز نفسه، وبذلك تسهل مراقبة المداخل، مما يجعل
النظام يتمتع بمصداقية أكثر وأمان أكبر باقتصار عملية الإدارة على موزع
واحد فقط.أما نقاط الضعف في مقابل هذه الفوائد كلها فهي :

تعرض
محيط التخزين للتلف: فهمها تمركزت المعطيات، لا ينبغي أن ننسى أنها موجودة
على وسائط فيزيائية (قرص مضغوط، قرص بصري D.Optique ...)

نظافة
المحيط واستقرار الطقس:اللذان تتطلبهما عادة الأدوات الالكترونية كما أن
الوتيرة السريعة للتطور التكنولوجي يؤدي أيضا على هجران سريع لوسائط
التخزين، وهذا ما ستوجب اعتماد نظام متطور حتى لا نضطر إلى تركه بعدة قصيرة
.
ارتباط النظام بالشبكات: لا جدوى من استخدام نظام التسيير الالكتروني
استخداما محليا (أي دون شبكة) لانعدام عنصر تقاسم وتبادل المعلومات. فالحل
إذن في نشرة على شبكة داخلية Intranet ، بل من الأفضل على شبكة خارجية
Extranet . وبهذا المنظور فإن نظام التسيير الالكتروني يمثل عائقا، لأن عدم
وجود الشبكة معناه عدم وجود المعطيات .

صعوبات تقنية ومالية:
وتتمثل الأولى منهما في صعوبة تحويل الوثائق إلى رقمية، وتتمثل الثانية في
ارتفاع تكاليف وضع النظام وتشغيله، خاصة لدى بعض الهيئات التي تمتلك كما
كبيرا من الأرشيف بالإضافة إلى التكاليف الناهضة لتأمين المعلومات، لأن
الأمر يتطلب في غالب الأحيان الاستعانة بخدمات الغير ذوي الثقة والخبرة
العالية .الإطار المعياري لنظام التسيير الالكتروني:
يجب أن يدخل نظام التسيير الالكتروني للوثائق في إطار معياري وأشهر المعايير المتعلقة بمحيط هذا النظام هي :
1- 19005 ISO : ويختص بشكل جذاذية الوثائق الاكترونية للحفظ الطويل .
2- 26300 ISO: ويختص بشكل الوثيقة المفتوحة للاستعمال المكتبي .
3- 2003: 15836 ISO : ويختص بالمعطيات الخارجية للوثيقة Métadomées d’un document .
4- MOREQ: ويختص بنموذج شروط تنظيم الأرشفة الالكترونية .
5- 013- 42 NFZ: ويتعلق بخصائص إنجاز واستغلال أنظمة معلوماتية لضمان حفظ الوثائق المخزنة في الأنظمة وسلامتها.
خـــاتمـة:
التطور
سنة الحياة، وعليه لا بد من مسايرة التطورات الحديثة في مجال المعلومات .
ومهما كانت الصعوبات والعراقيل، فإن تبني الآلة الالكترونية أمر ينبغي
الاقتناع به نظرا للتسهيلات التي تقدمها هذه التكنولوجيا، والأرباح التي
تحققها لنا في مجال الزمن والمكان، والحجم والمتعة أيضا في عصر السرعة
والتسرع.